Guide d’utilisation

Se connecter

1. Ouvrir le site eAsso (ou le portail de votre organe) et cliquer sur « Connexion ».
2. Se connecter avec son adresse e-mail et son mot de passe.
3. Choisir la structure dans laquelle on veut travailler (votre sous-comité, ou un organe où vous siégez : commune, région, national…).

Connexion et notifications par SMS

La connexion par code SMS et les notifications par SMS sont des options sur abonnement, activées à la demande de chaque organe. Sans cette option, on se connecte avec son adresse e-mail, et les notifications s’affichent dans l’application (cloche en haut à droite).

Se repérer dans le tableau de bord

Le menu de gauche affiche uniquement les rubriques auxquelles votre rôle donne accès : un membre voit ses contributions et ses dons ; un trésorier voit en plus la Caisse et les Cotisations ; un administrateur voit tout.

En haut à droite : la cloche des notifications (paiements à vérifier, demandes, annonces…) et votre nom avec votre rôle.

Sur téléphone, le menu s’ouvre avec le bouton ☰ en haut à gauche.

Changer de structure

Une même personne peut être membre de plusieurs structures (par exemple son organe et un organe faîtier). En bas du menu, « Changer de structure » permet de passer de l’une à l’autre. Les données affichées sont toujours celles de la structure active, dont le nom apparaît en haut de l’écran.

Mettre à jour son profil

Menu « Mon profil » : coordonnées et photo. Vos informations servent notamment à votre carte de membre.

Se déconnecter

En bas du menu, « Se déconnecter ». Pensez-y toujours sur un ordinateur partagé.

Suivre et payer mes cotisations

1. Menu « Contributions » : vous voyez vos échéances (payées, en attente, en retard).
2. Pour une échéance à régler, choisissez votre mode de paiement : espèces auprès du trésorier, Mobile Money (Wave, Orange Money, MTN, Moov) ou paiement en ligne si votre organe l’a activé.
3. Après un paiement Mobile Money, déclarez-le dans l’application (montant et référence) : le trésorier le vérifie puis le confirme.
4. Une fois le paiement confirmé, téléchargez votre reçu.

Mon carnet de cotisation

Menu « Mon carnet » : le reflet de votre carnet papier. Une page par année (année hégirienne et année grégorienne), douze cases par page, une par mois. Chaque mois payé est cacheté par la trésorerie.

En haut : le numéro du carnet, son état, le total payé et le nombre de mois cachetés. Vos carnets précédents restent consultables en bas de page.

Si des mois payés ne sont pas encore cachetés, un message vous le signale : présentez votre carnet à la trésorerie.

Payer mon carnet par Mobile Money

1. Si votre carnet est payant et pas encore réglé, « Mon carnet » affiche son prix. Vous pouvez le payer à la trésorerie, ou par Mobile Money au numéro de l’organe indiqué sur la page.
2. Après le transfert, cliquez sur « J’ai payé par Mobile Money » : indiquez l’opérateur, le montant envoyé et la référence de la transaction, puis « Envoyer la déclaration ».
3. Le trésorier est prévenu. Tant qu’il n’a pas vérifié, la page affiche « Paiement déclaré … En attente de vérification ». Une fois confirmé : « Carnet payé — merci ».

Faire un don

1. Menu « Dons » : vous voyez les campagnes en cours et l’historique de vos dons.
2. Faites votre don (Mobile Money, en ligne si activé, ou en espèces au trésorier), puis déclarez-le s’il a été fait par Mobile Money.
3. Après confirmation par la trésorerie, votre reçu est disponible.

Ma carte de membre

Menu « Mon espace » → « Ma carte » : votre carte numérique, avec votre matricule et son QR code, que n’importe qui peut vérifier en ligne.

Dans une association, la carte vaut pour un mandat du bureau national (par exemple 2024-2027). Elle est fabriquée par le bureau national puis acheminée jusqu’à votre sous-comité, qui vous la remet.

Les frais de carte sont payés au bureau national, sur l’un de ses numéros Mobile Money affichés à l’écran. Après le paiement, indiquez l’opérateur et la référence de la transaction reçue par SMS : la carte est lancée une fois le paiement vérifié.

Renouveler ma carte (nouveau mandat)

1. Menu « Ma carte » : quand un nouveau mandat commence, le bouton « Renouveler ma carte » apparaît.
2. Payer les frais de carte au bureau national (Mobile Money) et indiquer la référence de la transaction.
3. Vous gardez votre matricule : seule la carte change (nouveau numéro, nouveau mandat).

Participer aux activités

Menu « Activités » : programme de l’organe. Pour les activités avec inscription, inscrivez-vous (ou désinscrivez-vous) en un clic ; le nombre de places restantes est affiché.

M’inscrire à une activité

Menu « Mon espace » → « Mes inscriptions » : les activités ouvertes pour vous, le bouton « S’inscrire », puis vos tickets. Présentez le code ou le QR code du ticket à l’entrée.

Un courrier m’est confié

1. Vous recevez une notification « Courrier … à traiter ». Ouvrez-la : la fiche du courrier s’affiche (objet, expéditeur, pièces jointes, date limite, consigne).
2. Lisez les pièces jointes, puis cliquez sur « Mettre en traitement » pour signaler que vous vous en occupez.
3. Ajoutez un commentaire au suivi si besoin (ce que vous avez fait, une question au secrétariat), et une pièce si vous avez un document à joindre.
4. Quand c’est fait, cliquez sur « Marquer traité » : le secrétariat est prévenu.

Enregistrer une recette

1. Menu « Caisse », bouton « + Nouveau mouvement » au-dessus du journal des mouvements, puis « Nouvelle recette ».
2. Choisir la catégorie (quête, cotisations, location de salle…), le montant, la date et le mode de paiement.
3. « Compte qui reçoit l’argent » : laissez « Automatique » (l’argent va dans le compte prévu pour ce mode de paiement : espèces → caisse, Wave → compte Wave…) ou choisissez un autre compte.
4. Enregistrer : la recette apparaît dans le journal et le solde est mis à jour. Un reçu PDF est disponible sur chaque ligne.

Enregistrer une dépense

Les dépenses ne se saisissent pas directement en caisse : elles passent par le menu « Dépenses ». Une demande est créée, validée par le trésorier puis, au-delà du seuil fixé par l’organe, par le président. La sortie de caisse est enregistrée automatiquement à la validation.

Ce circuit garantit que chaque dépense a été approuvée et laisse une trace.

Au moment de valider, choisissez « Payée depuis » : le compte d’où part réellement l’argent (caisse espèces, Wave, banque…), avec son solde affiché. Si la demande doit encore passer chez le président, ce compte lui est proposé.

Les comptes : où se trouve l’argent

Menu « Caisse », bouton « Comptes et transferts ». L’organe peut avoir plusieurs comptes : la caisse en espèces, un ou plusieurs comptes bancaires, des comptes Mobile Money (Wave, Orange, MTN, Moov) et les comptes de paiement en ligne. Chaque compte affiche ses entrées, ses sorties et son solde ; en haut, la trésorerie totale et sa répartition (espèces, banques, Mobile Money).

« + Nouveau compte » : type, nom (ex. « BICICI courant »), établissement, 4 derniers chiffres du numéro, solde d’ouverture et date, et les modes de paiement que ce compte reçoit par défaut (ex. Virement et Chèque pour la banque, Wave pour le compte Wave).

Déposer à la banque, retirer : les transferts

Quand l’argent change seulement de place (dépôt des espèces à la banque, retrait d’un compte Mobile Money, reversement des paiements en ligne), ce n’est ni une recette ni une dépense : c’est un transfert. Menu « Caisse » → « Comptes et transferts » → « Nouveau transfert » : compte de départ, compte d’arrivée, montant, date.

La trésorerie totale ne change pas. Un transfert saisi par erreur peut être annulé.

Faire un arrêté de caisse (comptage des espèces)

L’arrêté ne vide pas la caisse : c’est un constat. Pour déposer ensuite l’argent, utilisez le bouton « Verser à la banque » : il prépare le transfert de la caisse vers le compte choisi, en vous indiquant ce qui restera en caisse.

1. Menu « Caisse », bouton « Arrêtés de caisse ».
2. Choisir la date, puis compter les espèces billet par billet (10 000, 5 000, 2 000, 1 000, 500 F) et les pièces, ou saisir le montant total.
3. L’application affiche le solde théorique et l’écart : « Conforme », « Excédent » ou « Manquant ».
4. En cas d’écart, écrire l’explication dans « Observations ». Vous pouvez cocher « Enregistrer l’écart en caisse » pour que le solde corresponde au comptage.
5. Enregistrer : le PDF de l’arrêté (numéro AC-…) se télécharge, avec le détail des billets, le montant en lettres et trois cases de signature (trésorier, commissaire aux comptes, président).

Rapprocher les comptes avec les relevés (chaque mois)

S’il reste un écart que vous ne savez pas expliquer, écrivez-le dans « Observations » : la validation reste possible et le PDF le signale. Pour la caisse en espèces, le contrôle se fait avec un arrêté de caisse.

1. Menu « Caisse », bouton « Rapprochements » (sur téléphone : Caisse → « Rapprochement avec les relevés »).
2. Sur le compte voulu (banque, Wave, Orange…), « Nouveau rapprochement » : saisir la date et le solde figurant sur le relevé.
3. Cocher chaque opération que vous retrouvez sur le relevé. Les opérations non cochées restent « en suspens » (chèque pas encore encaissé, versement du jour…).
4. Une ligne du relevé n’existe pas dans eAsso (frais de tenue de compte, frais de transfert, intérêts) ? « Opération du relevé » : elle est ajoutée et cochée.
5. Quand l’écart affiche « Rapproché », validez : l’état de rapprochement (PDF à signer) se télécharge.

Faire le point de caisse

Menu « Caisse », bloc « Résumé de la semaine » : la semaine va du vendredi au jeudi. Flèches pour changer de semaine, bouton « Télécharger le PDF » pour le point de caisse.

« Autre période » permet de télécharger un point mensuel ou sur une période choisie.

Le PDF indique la trésorerie totale à la fin de la période et « Où se trouve l’argent » : le solde de chaque compte (caisse, banques, Mobile Money) et les sous-totaux.

Gérer les catégories de caisse

Menu « Caisse », bloc « Catégories » : « + Ajouter » pour créer une catégorie de recette ou de dépense, « Modifier » pour la renommer.

Gérer les cotisations

1. Menu « Cotisations » : définir les types de cotisation (montant, fréquence).
2. Générer les échéances de la période pour les membres.
3. Enregistrer les paiements reçus en espèces.
4. Vérifier les paiements déclarés par Mobile Money sur votre téléphone, puis les confirmer ou les rejeter.

Carnets de cotisation : modèles et lots

Menu « Carnets », onglet « Modèles et lots ». Un modèle décrit vos carnets : nom, nombre de pages (une page = une année, 12 cases pour les mois) et prix du carnet selon le contributeur (membre, fidèle, donateur…). Vide ou 0 = gratuit.

Numérotation : « Numéros déjà imprimés sur les carnets » (carnets achetés chez un imprimeur) ou « Numéros donnés par eAsso » (préfixe et nombre de chiffres, ex. C-0042 : le numéro est à écrire sur la couverture).

Pour des carnets pré-imprimés, enregistrez chaque livraison : « Réception d’un lot de carnets » (modèle, du n° … au n° …, date de réception, observations). Les carnets reçus passent « En stock ».

Attribuer un carnet à un membre

1. Menu « Carnets », bouton « Attribuer un carnet ».
2. Rechercher le membre (nom, n° de membre ou téléphone), choisir le modèle et l’année de la page 1.
3. Saisir le numéro imprimé sur le carnet (ou laisser eAsso le donner), vérifier le prix.
4. Si le membre paie sur place, laisser coché « Encaisser maintenant » et choisir le mode de paiement : la vente est enregistrée en caisse, catégorie « Vente de carnets ».

Cacheter les mois payés

Ouvrez le carnet d’un membre : ses pages et ses cases s’affichent comme dans le carnet papier. Les paiements des cotisations s’enregistrent comme d’habitude dans « Cotisations » ; le carnet affiche ensuite les mois payés.

Quand le membre présente son carnet et que vous apposez le cachet, cliquez sur les cases concernées puis « Cacheter la sélection », ou « Cacheter tous les mois payés de cette page ». Seuls les mois entièrement payés peuvent être cachetés. « Retirer le cachet » corrige une erreur.

Quand le carnet est terminé, perdu ou annulé : « Clôturer ce carnet… » (Plein, Perdu, Annulé), puis attribuez-en un nouveau.

Encaisser un carnet et vérifier les déclarations

Un carnet payant remis sans encaissement affiche « Vente … pas encore en caisse » : choisissez le mode de paiement puis « Encaisser ». Les compteurs en haut de la page « Carnets » signalent les carnets dans ce cas.

Un membre peut aussi déclarer avoir payé son carnet par Mobile Money : vous êtes notifié, et le carnet affiche « Paiement déclaré par le membre — à vérifier ». Après vérification sur le compte de l’organe, « Confirmer » enregistre la vente en caisse ; « Rejeter » avec un motif prévient le membre.

Gérer les dons

Menu « Dons » : enregistrer un don reçu, confirmer ou rejeter les dons déclarés par Mobile Money, suivre les campagnes (objectif, montant collecté, mouvements liés) et télécharger les reçus.

Enregistrer un don ou lancer une campagne demande le niveau « Saisie » ; confirmer ou rejeter une déclaration demande « Gestion » (la trésorerie et les administrateurs l’ont par défaut). Le secrétariat et l’organisation peuvent consulter le journal.

Les frais de cartes dus au prestataire

Sur chaque carte de membre payée, une part revient au prestataire qui fabrique les cartes. L’organe garde la différence comme recette. Cette part est fixée par eAsso.

Le paiement de la carte s’enregistre comme d’habitude. eAsso calcule seul la part du prestataire : elle n’est pas comptée dans les recettes de l’organe (rapports, point de caisse, Point du vendredi), mais l’argent est bien dans la caisse.

Dans le menu « Caisse », un bandeau « Frais de cartes dus au prestataire » indique le montant restant à reverser.

1. Si les cartes ont été payées en ligne, la part est retenue automatiquement sur le prochain reversement des paiements en ligne : vous n’avez rien à faire.
2. Si vous payez le prestataire vous-même, cliquez sur « Enregistrer un reversement » dans le bandeau. Indiquez le montant, la date, le moyen utilisé, la référence et le compte d’où sort l’argent.
3. L’argent sort de la caisse sans être compté comme une dépense de l’organe, et le montant restant dû baisse d’autant.

Publier un rapport financier

Menu « Caisse », bloc « Rapports financiers publics » : « + Publier » un bilan par catégorie pour une période close. Il apparaît sur le portail public de l’organe. Le solde en temps réel n’est jamais publié. On peut dépublier un rapport à tout moment.

Case « Afficher où se trouve l’argent à la fin de la période » : le public voit alors les totaux espèces, banques et Mobile Money à la date de fin, jamais le nom d’un compte ni un numéro. Elle est décochée par défaut.

Budget prévisionnel et compte de résultat

Menu « Caisse », boutons en haut de page : « Budget prévisionnel » (charges fixes et variables de l’année) et « Compte de résultat annuel ».

Payer l’abonnement eAsso

1. Menu « Abonnement » (sur téléphone : « Profil » → « Abonnement eAsso ») : votre formule, votre prochaine échéance et vos factures.
2. En ligne : cliquez sur « Payer en ligne » à côté de la facture (Wave, Orange Money ou carte). La confirmation est automatique.
3. Par transfert Wave ou Orange Money au numéro d’eAsso affiché sur la page : indiquez le numéro de la facture (FA-…) dans le motif, puis cliquez sur « J’ai payé » à côté de la facture et indiquez la référence de la transaction (ou joignez la capture).
4. eAsso vérifie et confirme : la facture passe à « Payée », vous êtes notifié, et la dépense « Abonnement eAsso » est enregistrée automatiquement dans la caisse.

Choisir ou changer de formule

Page « Abonnement », bloc « Les formules eAsso » : Essentiel, Standard ou Premium, au mois ou à l’année. Standard ajoute notamment le registre des courriers, les documents officiels, les réunions et procès-verbaux, et les archives.

Pendant l’essai gratuit, le changement est immédiat. Ensuite, votre demande est validée par eAsso, s’applique à la facture suivante et reste possible une fois tous les 6 mois.

Bandeau de retard et lecture seule

Si une facture n’est pas réglée à son échéance, un bandeau apparaît en haut du tableau de bord (pour les administrateurs et la trésorerie) avec un lien pour payer. Des rappels arrivent le jour de l’échéance puis 7 jours avant la lecture seule.

Sans paiement après le délai (30 jours), l’application peut passer en lecture seule : tout se consulte et se télécharge, mais rien ne s’enregistre, sauf le paiement de l’abonnement. Aucune donnée n’est supprimée, et tout redevient normal dès le paiement confirmé.

L’argent payé en ligne par les membres

Les cotisations, dons et cartes payés en ligne arrivent sur le compte d’eAsso. Dans « Caisse » → « Comptes et transferts », ils apparaissent sur le compte « Paiements en ligne (chez eAsso) ».

eAsso vous les reverse régulièrement, commission et frais du prestataire déduits. Au reversement, les écritures sont passées automatiquement : dépenses « Commission eAsso » et « Frais de paiement en ligne », et transfert du montant net vers votre compte (Wave…). Le relevé PDF de chaque reversement est sur la page « Abonnement », carte « Paiements en ligne de vos membres ».

Gérer les membres

1. Menu « Membres » : liste, recherche et fiches des membres.
2. Ajouter un membre manuellement, ou créer un lien d’inscription à partager (WhatsApp, affiche) : les personnes remplissent elles-mêmes le formulaire, vous validez ensuite leur demande.
3. Depuis la fiche d’un membre, créer son accès à l’application. Si l’e-mail d’invitation n’arrive pas, copiez le lien affiché et envoyez-le par WhatsApp ou SMS.

Réinitialiser l’accès d’un membre

Menu « Membres », ⋮ sur la ligne du membre, « Réinitialiser l’accès » : son compte de connexion est supprimé (son e-mail et son téléphone sont libérés) et la fiche revient à « Créer un accès ». Utile quand une personne a perdu son accès ou quand le compte a été créé avec de mauvaises informations.

Si ce compte sert aussi dans une autre structure ou à l’administration de la plateforme, il est seulement retiré de votre structure (le message l’indique).

Tenir le bureau à jour

Menu « Gouvernance » : mandat en cours, postes et personnes qui les occupent. Un bureau à jour (président, trésorier, secrétaire en poste) est indispensable : les droits dans l’application en dépendent, et c’est un indicateur suivi par la tutelle.

Organiser les activités

Menu « Activités » : programme prévu, création d’activités (avec ou sans inscription, nombre de places), changement de statut (réalisée, annulée), liste des participants en PDF.

Ouvrir les inscriptions en ligne d’une activité

1. Menu « Activités », menu ⋮ de l’activité → « Inscriptions en ligne ».
2. Choisir qui peut s’inscrire : membres de l’organe, du ressort, de toute l’association, ou ouvert au public.
3. Fixer la période, le nombre de places, la validation (automatique ou par l’organisateur) et la liste d’attente.
4. Ajouter les tarifs (aucun tarif = gratuit) et les champs propres à l’activité : taille de t-shirt, niveau d’études, allergies…
5. Pour une activité publique, partager le lien du formulaire. Les membres s’inscrivent depuis « Mes inscriptions ».
6. Onglet « Inscrits » : valider, encaisser (recette en caisse), annuler, exporter. Onglet « Pointage » : saisir le code du ticket à l’entrée.

Enregistrer un courrier

1. Menu « Courriers » → « Courrier arrivé » (lettre reçue) ou « Courrier départ » (lettre envoyée).
2. Indiquez l’expéditeur (ou le destinataire), l’objet, la catégorie et la date ; facultatif : la date écrite sur la lettre, sa référence, un résumé.
3. Joignez le scan ou la photo du courrier (PDF, photo ou Word, 10 Mo au plus par fichier). Sur téléphone : « Photographier ».
4. Enregistrez : le numéro du registre est attribué automatiquement (CA-2026-0001 pour un arrivé, CD-2026-0001 pour un départ).

Confier et suivre un courrier

1. Dans la fiche d’un courrier arrivé : « Confier » → choisissez la personne, la date limite et, si besoin, une consigne. Elle est notifiée.
2. Les compteurs en haut de page indiquent les courriers à traiter, en retard et confiés à vous ; cliquez dessus pour filtrer.
3. Le « Suivi » de la fiche garde tout l’historique : qui a fait quoi et quand, et les commentaires.
4. Une fois traité, « Classer » le courrier.

Répondre à un courrier et imprimer le registre

Dans la fiche d’un courrier arrivé, « Répondre » prépare un courrier départ lié : le destinataire et l’objet sont déjà remplis. À l’enregistrement, le courrier d’origine passe à « Traité » et les deux fiches se renvoient l’une à l’autre.

« Registre PDF » (en haut de la page) imprime le registre de l’année choisie, arrivés ou départs, avec vos logos.

Émettre un document officiel (convocation, attestation, note, lettre)

Le PDF porte les deux logos, les coordonnées de l’organe, le numéro, le lieu et la date, puis la fonction, le cachet et le nom du signataire. Les attestations portent en plus un QR code : en le scannant, n’importe qui peut vérifier en ligne que le document est authentique et toujours valable.

Option « Enregistrer aussi une copie au registre des courriers départs » : le document est ajouté au registre des courriers, avec le PDF en pièce jointe. Pour une convocation, vous pouvez prévenir les membres du bureau ou tous les membres par une notification.

1. Menu « Documents » → « Nouveau document », puis choisissez le type : convocation, attestation, note de service ou lettre.
2. Remplissez le formulaire. Convocation : la réunion, sa date, son heure, son lieu et l’ordre du jour (un point par ligne). Attestation : sa sorte (adhésion, fonction, participation) et le membre concerné. Le texte est proposé automatiquement ; vous pouvez le modifier.
3. Choisissez le signataire parmi les membres du bureau, et cochez « Apposer le cachet » si un cachet est enregistré.
4. « Aperçu PDF » montre le document sans l’enregistrer. Quand tout est correct, « Émettre le document » : il reçoit son numéro (CONV-2026-0001, ATT-…, NS-…, LET-…) et le PDF se télécharge.

Cachet, signataire et lieu par défaut des documents

Menu « Documents », bouton « Réglages ». L’administrateur y charge l’image du cachet (de préférence en PNG sur fond transparent). Le secrétariat y choisit le signataire proposé par défaut et le lieu « Fait à ».

Les documents officiels, les réunions et procès-verbaux et les archives sont inclus à partir de la formule Standard. Ils sont gérés par les administrateurs et le secrétariat.

Préparer une réunion et convoquer

1. Menu « Réunions » → « Programmer une réunion » : type (bureau, assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, commission), date, heure, lieu, ordre du jour (un point par ligne) et quorum. Les membres du bureau en poste sont ajoutés automatiquement.
2. Dans la fiche de la réunion, « Ajouter » d’autres participants : des membres, tous les membres actifs (assemblée générale) ou une personne extérieure.
3. « Émettre la convocation » : un document officiel numéroté est créé avec la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour, et les participants qui ont un compte sont prévenus.
4. « Feuille de présence » imprime la liste à faire signer le jour de la réunion.

Saisir les présences et rédiger le procès-verbal

1. Dans la fiche de la réunion, cochez la présence de chacun : P (présent), R (représenté, avec le nom du représentant), E (excusé), A (absent), puis « Enregistrer les présences ». Le quorum est calculé automatiquement.
2. Rédigez le procès-verbal : président et secrétaire de séance, ouverture, un résumé pour chaque point de l’ordre du jour, divers, heure de clôture.
3. Ajoutez les décisions : ce qui a été décidé, le mode de vote (consensus, unanimité, majorité avec le nombre de voix), le responsable et l’échéance.
4. « Enregistrer le brouillon » autant de fois que nécessaire ; « Projet en PDF » pour le faire relire.
5. Quand le procès-verbal est approuvé : « Adopter le procès-verbal ». Il reçoit son numéro (PV-2026-0001), le PDF final est disponible, et les responsables des décisions sont prévenus.

Suivre les décisions

Menu « Réunions », onglet « Décisions à suivre » : toutes les décisions des procès-verbaux adoptés, avec leur responsable et leur échéance. Les décisions en retard sont en rouge.

Le responsable d’une décision la retrouve au même endroit ; s’il n’est pas au bureau, il l’ouvre depuis la notification reçue. « Mettre à jour » pour indiquer « En cours », « Réalisée » ou « Abandonnée », avec un commentaire.

Rappels automatiques : le responsable est prévenu 2 jours avant l’échéance, puis le secrétariat en cas de retard.

Archives officielles et alertes d’expiration

Une archive ne se supprime pas. Quand une nouvelle version arrive (statuts révisés, assurance renouvelée), enregistrez-la puis marquez l’ancienne « Remplacée par une nouvelle version ».

1. Menu « Archives » → « Nouvelle archive » : catégorie (statuts, règlement intérieur, récépissé, PV d’élection, documents fonciers, contrat, assurance, agrément…), titre, référence, dates, notes.
2. Joignez le scan ou la photo du document (PDF, photo ou Word, 20 Mo au plus par fichier).
3. Pour un document qui expire (assurance, contrat, agrément), indiquez la date d’expiration : le secrétariat et les administrateurs sont prévenus 60, 30 et 7 jours avant, puis le jour même.

Contrôles de l’organe de tutelle

Menu « Contrôles reçus » (sur téléphone : Profil → Contrôles reçus) : missions de supervision annoncées et rapports reçus, recommandations à mettre en œuvre avec leur échéance, et votre note si l’organe national la rend visible.

Pour chaque recommandation, indiquez « En cours » ou « Réalisée » avec une courte réponse ; l’organe vérifie puis la lève. Si un rapport est inexact, vous pouvez le contester en expliquant pourquoi.

Valider les dépenses

Menu « Dépenses » : les demandes déjà validées par le trésorier et dépassant le seuil fixé par l’organe attendent votre décision (valider ou rejeter). Vous êtes prévenu par notification. En validant, vérifiez le compte « Payée depuis » proposé par le trésorier (vous pouvez le changer).

Suivre l’organe

« Vue d’ensemble » : solde, cotisations du mois, activités à venir, évolution de la caisse sur six mois.

Menu « Caisse » : la trésorerie totale et sa répartition (espèces, banques, Mobile Money). Signez les arrêtés de caisse que vous présente le trésorier.

Paramétrer la structure

Menu « Paramètres » : identité de l’organe (nom, logo, adresse, position sur la carte), numéros Mobile Money pour les paiements, réglages (seuil de validation du président, lecture de la caisse par le bureau…) et contenu du portail public.

Personnaliser le portail public (Mon site)

Ce qui est inclus selon la formule : toutes les formules choisissent une couleur de la palette et les sections affichées. Standard ajoute la couleur libre, la couleur d’accent, la police, les textes de la bannière, l’ordre des sections, le logo dans la barre et les images défilantes. Premium ajoute les modèles de mise en page, la galerie photos et les pages supplémentaires. Un réglage non inclus est marqué d’un cadenas.

1. Menu « Mon site », onglet « Apparence ».
2. Couleurs : choisissez la couleur principale dans la palette (avec la formule Standard, une couleur libre et une couleur d’accent pour les dons et les chiffres). Une couleur trop claire est refusée, car le texte blanc des boutons ne serait pas lisible.
3. Bannière d’accueil : la phrase sous le nom, la présentation et 4 mots-clés au plus. La présentation sert aussi d’aperçu quand le lien est partagé sur WhatsApp.
4. Police des titres et logo de l’organe dans la barre du haut.
5. Sections de la page d’accueil : affichez ou masquez chaque section (horaires, dons, activités…) et changez leur ordre avec les flèches.
6. Le cadre « Aperçu » se met à jour pendant vos réglages. « Aperçu complet » ouvre le vrai portail avec ces réglages, sans les publier.
7. Cliquez sur « Publier » : les visiteurs voient le nouveau design sur toutes les pages du portail.

Des images qui défilent dans la bannière

Sur le portail, la photo de couverture s’affiche en premier, puis ces images, en fondu toutes les 6 secondes. Des petits points permettent au visiteur de choisir une image, et le défilement s’arrête quand la souris est sur la bannière.

1. Menu « Mon site », onglet « Apparence », carte « Bannière d’accueil ».
2. En bas de la carte, « Images qui défilent dans la bannière » : cliquez sur « Ajouter des images » et choisissez jusqu’à 5 photos.
3. Changez l’ordre avec les flèches, retirez une image avec la corbeille.
4. Cliquez sur « Publier ».

Mise en page, galerie photos et pages supplémentaires (Premium)

Mise en page : onglet « Apparence », carte « Mise en page ». « Classique » met le texte à gauche et la photo à droite. « Moderne » affiche une grande photo en bandeau, avec le nom de l’organe par-dessus. « Épuré » utilise un fond blanc et une bannière centrée, très lisible sur téléphone.

Galerie : onglet « Galerie », « Ajouter des photos » (30 au plus). Ajoutez une légende, changez l’ordre avec les flèches, retirez une photo avec la corbeille. Les photos apparaissent aussitôt dans la section « Galerie photos » de l’accueil, si cette section est affichée dans l’onglet « Apparence ». Le visiteur les agrandit d’un clic.

Pages supplémentaires : onglet « Pages », « Nouvelle page » (3 au plus), par exemple « Notre histoire » ou « Nos projets ». Saisissez un titre, qui s’affiche dans le menu, un texte et une image si vous le souhaitez. Cochez « Publié » pour la mettre en ligne : elle apparaît dans le menu « Plus » du portail et dans le pied de page.

Partager le lien du portail

Quand le lien du portail est partagé sur WhatsApp ou Facebook, l’aperçu affiche le nom de l’organe, sa commune, la présentation et la photo de couverture (ou le logo). L’onglet du navigateur affiche aussi le nom et le logo de l’organe.

Bouton « Voir mon site », en haut de « Mon site », pour ouvrir et copier l’adresse.

Les logos sur l’application et les documents

Deux logos apparaissent en tête de l’application et de tous les documents PDF (reçus, point de caisse, arrêtés, rapprochements, rapports de mission) : à gauche, le logo de votre structure ; à droite, celui de l’organisation à laquelle elle est rattachée (fédération, faîtière…).

Le logo de la structure se charge dans « Paramètres ». Si vous n’en mettez pas, seul le logo de l’organisation apparaît.

Le logo de l’organisation est géré par l’équipe eAsso : il est repris automatiquement de l’organe auquel votre structure est rattachée.

Utilisez une image PNG ou JPG : un logo dans un autre format (WebP, SVG) s’affiche à l’écran mais pas sur les documents PDF.

Gérer les droits

Les droits découlent d’abord du poste occupé dans le bureau : le trésorier gère la caisse, les cotisations et les dons ; tout membre du bureau peut soumettre une demande de dépense ; le président valide les dépenses au-delà du seuil.

En plus, un administrateur peut nommer d’autres administrateurs et donner à une personne un niveau d’accès sur un module (Caisse, Cotisations, Dons, Dépenses…), même si elle n’a pas le poste correspondant. Voir « Niveaux d’accès : consultation, saisie, gestion ».

Niveaux d’accès : consultation, saisie, gestion

Chaque module financier a quatre niveaux, chacun comprenant le précédent : « Aucun » (le module n’apparaît pas), « Consultation » (voir et télécharger, sans rien enregistrer), « Saisie » (enregistrer des opérations), « Gestion » (valider, confirmer, rejeter, paramétrer).

Caisse — Consultation : journal, soldes, reçus, point de caisse. Saisie : enregistrer une recette. Gestion : annuler un mouvement, catégories, arrêtés, rapprochements, point du vendredi.

Cotisations — Consultation : voir les cotisations de tous les membres. Saisie : encaisser un paiement, enregistrer une avance. Gestion : générer les échéances, confirmer ou rejeter une déclaration, gérer les types de cotisation.

Dons — Consultation : journal des dons, déclarations, mouvements des campagnes. Saisie : enregistrer un don, lancer une campagne, émettre un reçu. Gestion : confirmer ou rejeter une déclaration.

Dépenses — Consultation : voir les demandes. Saisie : soumettre une demande. Gestion : l’étape « trésorier » (valider, rejeter, modifier, choisir « Payée depuis »). L’étape « président » reste toujours réservée au président en fonction.

Membres — Consultation : fiches complètes (téléphone, adresse) et cartes. Saisie : créer et modifier une fiche, créer ou compléter un accès, liens et demandes d’inscription. Gestion : désactiver ou réactiver un membre, réinitialiser son accès.

Activités — Consultation : liste des inscrits et feuille d’émargement. Saisie : créer et modifier les activités et le programme. Gestion : supprimer une activité. La liste des activités et l’inscription restent ouvertes à tous les membres.

Courriers — Consultation : lire tout le registre et l’imprimer. Saisie : enregistrer, confier, traiter, répondre, joindre des pièces. Gestion : annuler un courrier, retirer une pièce, envoyer aux structures (organe). Un courrier confidentiel reste visible seulement par les administrateurs, son auteur et la personne à qui il est confié.

Niveaux par défaut, sans rien régler : trésorerie en « Gestion » sur la caisse, les cotisations et les dons, et en « Consultation » sur les membres et les mariages ; Trésorier général en « Gestion » sur les dépenses ; tout membre du bureau en « Saisie » sur les dépenses ; secrétariat en « Gestion » sur les membres, les activités, les courriers et les mariages, et en « Consultation » sur les dons ; organisation en « Consultation » sur les dons. Les administrateurs ont « Gestion » partout, sauf sur les dépenses où ils ont « Consultation ».

Sans aucun niveau, chaque membre voit toujours ses propres cotisations et ses propres dons, dans « Contributions ».

1. Menu « Paramètres », onglet « Sécurité ».
2. Trouver le membre dans la liste.
3. Pour chaque module, choisir le niveau : Aucun, Consultation, Saisie ou Gestion.
4. Le changement s’applique dès que le membre recharge la page (ou rouvre l’écran sur téléphone).

Modules inclus dans votre formule

Certains modules dépendent de la formule d’abonnement : le registre des courriers, les documents officiels (convocations, attestations, notes, lettres) et le portail avancé sont inclus à partir de la formule Standard ; le portail Premium (galerie photos, pages supplémentaires, mises en page) à partir de la formule Premium.

Quand un module n’est pas inclus, sa page l’indique avec la formule nécessaire. Vous pouvez changer de formule depuis la page « Abonnement ».

L’équipe eAsso peut aussi ouvrir un module à votre organe sans changer de formule, par exemple pour un essai. Le module devient disponible immédiatement, et ses données sont conservées s’il est retiré plus tard.

Consulter le journal d’audit

Menu « Journal d’audit » : qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand (caisse, cotisations, dons, gouvernance…), avec l’avant et l’après de chaque modification. Ce journal ne peut pas être modifié, même par un administrateur.

Activer l’option SMS (sur abonnement)

L’option SMS permet aux membres de se connecter avec un code reçu par SMS (utile pour ceux qui n’ont pas d’e-mail) et de recevoir certaines notifications par SMS (paiement confirmé, annonce…).

Elle fonctionne avec un abonnement et des crédits SMS. Pour l’activer, contactez l’équipe eAsso. Tant qu’elle n’est pas active, l’adresse e-mail est obligatoire pour créer un compte.

Sessions et sécurité

Vous pouvez consulter les appareils connectés à un compte et les déconnecter à distance (téléphone perdu, ancien membre du bureau).

Le tableau de tutelle

Menu « Tutelle » → « Tableau de tutelle » : toutes les structures placées sous votre organe, avec leur responsable, la fin du mandat, le nombre de membres, le reversement du mois et la dernière inspection.

Les filtres affichent les structures sans bureau, celles dont le mandat est expiré ou expire dans les 90 jours, et celles en retard de reversement.

Créer une structure sous sa tutelle

1. Tableau de tutelle → « Nouvelle structure » (ou fiche d’une structure → onglet « Sous-structures » → « Créer »).
2. Choisir le niveau (par exemple BEC ou BESP sous un BED), le nom, le sigle et le territoire.
3. Les postes du bureau, les catégories de caisse et la cotisation mensuelle sont créés automatiquement.

Renommer, déplacer, fusionner ou mettre en sommeil une structure

1. Tableau de tutelle → ouvrir la structure → onglet « Organisation ». Ces actions se font depuis un organe au-dessus d’elle, jamais depuis la structure elle-même.
2. « Modifier » : nom, sigle, code et code des cartes (préfixe du numéro de carte).
3. « Changer de tutelle » : la rattacher à un autre organe du niveau au-dessus (par exemple un BED sous un autre BER) ; ses sous-structures et ses membres la suivent.
4. « Fusionner » : une structure en absorbe une autre du même niveau (sous-structures, membres, cartes et demandes en attente) ; l’absorbée est mise en sommeil.
5. « Mettre en sommeil » une structure vide : elle disparaît des listes et du formulaire d’adhésion, mais reste réactivable. « Historique » trace chaque changement.

Préparer et installer un bureau

1. Ouvrir la fiche de la structure → onglet « Bureau et mandats » → « Préparer le bureau » (ou « Préparer le renouvellement »).
2. Indiquer le libellé et les dates du mandat (la durée par défaut est celle de l’association).
3. Pour chaque poste, « Affecter » : rechercher un membre rattaché dans le territoire de la structure.
4. Quand le poste de responsable est pourvu, « Installer le bureau » : le mandat précédent est clos.

Recenser les membres

Les membres sont rattachés à une structure de base (le dernier niveau, par exemple le BESC). Fiche de la structure → onglet « Membres » → « Recenser un membre ».

Chaque membre reçoit un numéro unique dans l’association. Une même personne peut siéger dans plusieurs bureaux (sous-comité, commune, région…) : sa fiche est créée automatiquement lors de l’affectation.

Créer les comptes des responsables et des membres

Un compte par personne : le même compte lui ouvre son sous-comité et chaque organe où elle a un poste. Ses droits viennent de son poste (secrétariat, trésorerie, présidence…).

Menu « Tutelle » → « Comptes du ressort » : choisissez « Responsables » (titulaires d’un poste dans les bureaux sous votre tutelle) ou « Membres », cochez les personnes sans compte, puis « Créer les comptes » (50 par envoi). Chacune reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe.

Une fiche sans e-mail ne peut pas recevoir l’invitation : complétez l’e-mail sur la fiche, ou laissez le membre activer lui-même son compte.

Le membre peut aussi le faire seul : écran de connexion → « Activer mon compte », avec son matricule, sa date de naissance et l’e-mail ou le téléphone enregistré sur sa fiche.

Reversements à la tutelle et frais de carte

Menu « Finances » → « Reversements » : la part due à votre tutelle pour le mois (montant fixe ou pourcentage des cotisations), vos versements, et ce que vous doivent les structures de votre ressort.

Chaque versement est passé en caisse des deux côtés : dépense chez vous, recette chez la tutelle.

Onglet « Frais de carte » : les parts de frais de carte à verser ou à recevoir, selon la répartition fixée par l’association.

Paramétrer l’association (bureau national)

Choisir le bureau national comme structure, puis menu « Association » → « Paramètres de l’association » : niveaux et sigles (BEN, BER, BED, BEC / BESP, BESC), postes types de chaque niveau (responsable, limite de mandats), durée des mandats, règles de reversement et répartition des frais de carte.

« Appliquer aux structures existantes » ajoute les postes manquants partout, sans rien supprimer.

Ces réglages valent pour tous les organes de l’association : un organe ne les modifie pas de son côté.

La fiche d’adhésion de l’association

1. Menu « Association » → « Fiche d’adhésion », depuis le bureau national.
2. Ouvrir ou fermer l’adhésion en ligne, écrire un message d’accueil, choisir si la photo d’identité est obligatoire, facultative ou non demandée, et fixer le prix de la carte.
3. Ajouter les informations propres à l’association (situation matrimoniale, groupe sanguin, poste occupé…). Nom, prénoms, date et lieu de naissance, téléphone, e-mail, profession et adresse sont toujours demandés : inutile de les ajouter.
4. « Liste des professions » : une ligne par profession, avec son secteur après un point-virgule (« Vendeur(se) ; Commerce et affaires »). Elle est proposée pendant la saisie et sert au tableau « Membres par profession ».
5. Copier le lien d’adhésion affiché en haut de la page pour le partager (WhatsApp, affiche, site).

Matricule et numéro de carte

Menu « Fiche d’adhésion », bloc « Numérotation » : le format du matricule (attribué une fois pour toutes) et celui du numéro de carte (un par mandat).

Les formats s’écrivent avec des jetons, par exemple {SEQ:6} pour un numéro à 6 chiffres, {NIVEAU2} pour le code de la région ou {MANDAT_FIN:2} pour les deux derniers chiffres du mandat. L’aperçu montre le résultat pour un sous-comité d’exemple.

Charte graphique et portails des organes

Menu « Association » → « Charte et modèle des sites », depuis le bureau national : nom affiché, slogan, logo, couleurs et ordre des blocs des portails.

La charte s’impose à tous les organes : leurs portails, leurs documents et l’application portent la même identité.

Actualités et médiathèque

1. Menu « Communication » → « Actualités » : rédiger un article, l’enregistrer en brouillon puis le publier sur le portail de l’organe.
2. Un organe peut proposer son article au niveau national ; le bureau national le diffuse alors vers les portails des organes.
3. « Médiathèque » : ajouter des vidéos par leur lien (YouTube, Facebook, TikTok) et des albums photos.

Superviser les comités sous ma tutelle

1. Choisir son organe comme structure active (« Changer de structure »).
2. Ouvrir le menu « Supervision » et choisir la période (trimestre, semestre, année…).
3. Lire le résumé, puis le tableau : une ligne par organe, des pastilles vert / orange / rouge par domaine (gouvernance, caisse, circuit des dépenses, cotisations, activités) et des alertes (pas de budget, solde négatif, mandat expiré).
4. Filtrer par commune ou région, trier, cliquer sur un organe pour sa fiche détaillée, exporter vers Excel.

Ce que la tutelle voit et ne voit pas

La supervision montre des indicateurs et la composition des bureaux. Elle ne montre ni la liste des membres, ni les donateurs, ni les montants de la caisse, ni les dossiers de mariage : l’organe contrôle la bonne tenue, il ne gère pas l’organe.

Conduire une mission de contrôle

1. Menu « Supervision », bouton « Missions » (sur téléphone : Profil → Supervision → Missions).
2. « Planifier une mission » : choisir le comité (tout comité de votre ressort, même indirect), l’objet, la date et les superviseurs. Le comité est prévenu.
3. Sur place, remplir la grille de contrôle : pour chaque point, Conforme, Partiel, Non conforme ou Sans objet, avec une observation. Saisir la date de réalisation.
4. Rédiger la synthèse et les recommandations (avec une échéance), puis « Transmettre au comité ».
5. Le comité répond aux recommandations ou conteste le rapport. Quand une recommandation est réalisée, vérifiez-la et « levez »-la. Clôturez la mission quand le suivi est terminé.

Notation et classement des comités

Menu « Supervision » → « Notation ». Chaque comité reçoit une note sur 100 calculée sur une période (trimestre, semestre ou année) : gouvernance, tenue de la caisse, circuit des dépenses, cotisations, activités, transparence et note de la dernière mission de contrôle.

On note des taux et des régularités, jamais des montants : une petit organe bien tenue peut être première. Un critère qui ne concerne pas un comité (aucune dépense sur la période, par exemple) n’est pas compté.

Chaque organe voit le classement des comités de son ressort et leur rang national ; export Excel possible.

Organe national : grille et campagnes

1. Onglet « Grille d’évaluation » : ajuster les poids des critères automatiques (total conseillé : 100), les points de la grille de contrôle terrain, la périodicité et qui voit les notes (organes seulement, ou aussi chaque comité pour sa propre note).
2. Onglet « Classement » : choisir la période, « Calculer les notes ». Vérifier le classement ; « Recalculer » si des données ont été corrigées.
3. « Publier » : les notes sont figées définitivement et deviennent visibles selon le réglage choisi.

Envoyer un courrier à ses structures

1. Menu « Courriers » → « Courrier départ » : enregistrez la circulaire et joignez le document.
2. Cochez « Envoyer aussi ce courrier à mes structures par eAsso », puis « Toutes mes structures » ou « Choisir les structures ».
3. Chaque structure le reçoit dans ses courriers arrivés, avec la pièce jointe, et son secrétariat est notifié. La fiche de votre courrier montre où en est chaque structure.

Proposer un thème de portail à ses structures

C’est une proposition, jamais une obligation : chaque organe garde la main sur son portail. Un organe en formule Essentielle peut adopter la couleur de son organe, même si elle n’est pas dans la palette.

1. L’organe choisi comme structure active, ouvrez le menu « Mon site » et réglez l’apparence de son propre portail.
2. Activez « Proposer ce thème aux organes de mon ressort », puis cliquez sur « Publier ».
3. Dans leur « Mon site », les organes de votre ressort voient la carte « Thème proposé par … ». « Appliquer à l’aperçu » reprend vos couleurs, votre police et votre mise en page ; chaque organe vérifie puis publie.

Payer l’abonnement de ses structures

Sur accord d’eAsso, un organe peut prendre en charge l’abonnement de ses structures. Leurs factures apparaissent alors sur la page « Abonnement » de l’organe, et la dépense est enregistrée dans la caisse de l’organe.

Pour régler plusieurs factures en un seul transfert : cochez-les, puis « J’ai payé la sélection ». Chaque facture peut aussi se payer en ligne.

Remise réseau : 10 % dès 10 structures prises en charge, 20 % dès 30 (la plus forte remise s’applique, elles ne se cumulent pas).

Comment une personne adhère en ligne

1. Elle ouvre le lien d’adhésion de l’association (partagé par WhatsApp, affiche, site) et choisit son rattachement : région, département, commune ou sous-préfecture, puis sous-comité.
2. Elle indique si elle a déjà eu une carte (renouvellement : ancien matricule et mandat), remplit son identité et les informations de la fiche, ajoute sa photo si demandée.
3. Elle peut payer les frais de carte au bureau national tout de suite (Mobile Money) ou plus tard.
4. Elle reçoit un code de suivi : avec ce code, elle suit sa demande et déclare son paiement depuis la page de suivi.

Valider les demandes d’adhésion

1. Menu « Administration » → « Demandes d’adhésion », depuis le sous-comité choisi par la personne : seul ce sous-comité valide ou rejette ; les organes au-dessus consultent.
2. Lire les alertes avant de valider : « personne déjà membre » (même identité) ou, pour un renouvellement, la fiche qui porte l’ancien matricule. Vérifier puis confirmer.
3. « Valider » : la personne devient membre, reçoit son matricule (ou garde l’ancien) et sa carte est demandée. « Rejeter » : indiquer le motif.

Saisir une demande au guichet (fiche papier)

1. Menu « Demandes d’adhésion » → « Saisir une demande (guichet) ».
2. Ancien membre : taper son matricule ou le numéro d’une ancienne carte, puis « Retrouver » : sa fiche est pré-remplie. Sinon, « saisir une nouvelle personne ».
3. Compléter la fiche, choisir le sous-comité et le règlement des frais de carte : espèces (passées dans la caisse du comité), mobile money au bureau national (avec la référence) ou plus tard.
4. « Enregistrer et valider » : la saisie vaut validation. La personne reçoit son matricule (ou garde l’ancien) et sa carte du mandat est demandée.

Imprimer la fiche de demande (remplie ou vierge)

Sur une demande : « Imprimer la fiche » donne la fiche de demande de carte de membre remplie, au format A4, à signer et à archiver.

« Imprimer une fiche vierge » : la même fiche à remplir à la main lors des collectes sur le terrain. Choisir « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d’impression pour garder un fichier.

Le registre des membres

1. Menu « Registre des membres » : tous les membres rattachés à l’organe et aux structures sous sa tutelle (le bureau national voit toute l’association).
2. Filtrer par structure, statut, carte du mandat (pas encore demandée, demandée, remise) ou ancienneté ; rechercher par nom, téléphone ou matricule.
3. « Exporter (CSV) » : la liste à ouvrir dans Excel. « Demander la carte » pour les membres cochés, ou « Cartes du mandat pour tous ».

Membres par profession

Menu « Membres par profession » : le nombre de membres par secteur d’activité (commerce, agriculture, enseignement…) et par profession, pour tout le ressort ou une structure choisie.

Cliquer sur un secteur affiche ses professions ; cliquer sur une profession ouvre le registre des membres concernés, à exporter. « Exporter (CSV) » donne le tableau complet.

Doublons possibles

Menu « Doublons possibles » : les personnes du ressort qui ont le même nom, les mêmes prénoms et la même date de naissance. Le téléphone seul ne compte pas (une famille peut partager un numéro).

Après vérification, cliquer « Personnes différentes » pour deux personnes réellement distinctes : la paire ne ressort plus.

Le circuit des cartes de membre

1. Menu « Cartes de membre ». Le bureau national reçoit les cartes demandées et vérifie les paiements (« Rejeter » avec un motif si la référence est introuvable).
2. Bureau national : « Envoyer en fabrication », puis « Cartes imprimées » à leur retour.
3. Chaque organe qui détient des cartes les « Expédie » vers l’organe suivant (région, département, commune, sous-comité), qui « Confirme la réception ».
4. Le sous-comité encaisse les frais si besoin et clique « Remettre au membre ». L’historique de chaque carte montre toutes ses étapes.

Ce que trouve le public

Chaque organe a sa page publique (easso.org/organe/son-adresse, ou son propre nom de domaine) : présentation, annonces, activités et inscriptions en ligne, rapports financiers publiés et demande d’adhésion.

Les visiteurs peuvent aussi devenir donateurs ou s’inscrire comme membres via un lien d’inscription.

Chaque organe peut personnaliser son portail : couleurs, bannière à images défilantes, sections affichées. Avec la formule Premium, elle peut aussi ajouter une galerie photos et des pages supplémentaires, accessibles par le menu « Plus ».

Vérifier une carte de membre

Scanner le QR code d’une carte ouvre une page de vérification qui indique si la carte est valide.

Inscrire son organe ou son association sur eAsso

1. Sur easso.org, « Inscrire ma structure ».
2. Choisissez « Ma structure n’est pas dans l’annuaire » ou « Je suis responsable d’une structure déjà présente » (dans ce cas, recherchez-la dans la liste).
3. Renseignez la structure (nom, type, commune, organe de rattachement) puis vos coordonnées : vous serez son premier administrateur.
4. Facultatif : « Ajouter les équipements » pour déclarer dès maintenant les équipements de l’organe, et joindre une pièce justificative (PV d’élection du bureau, récépissé…).
5. Confirmez votre adresse e-mail avec le code à 6 chiffres reçu. eAsso vérifie la demande puis crée votre accès.

Utiliser eAsso sur téléphone

L’application mobile reprend les fonctions principales (caisse, cotisations, dons, dépenses, membres, activités, carte de membre) avec le même compte que sur le web.

Trésorerie sur téléphone : écran « Caisse » → « Comptes et transferts » (soldes, nouveau transfert) et « Arrêté de caisse » (comptage, écart, PDF à partager par WhatsApp, versement à la banque). La création et la modification des comptes se font sur le web.

Responsables d’organe : « Profil » → « Supervision ». Ce guide est accessible depuis « Profil » → « Guide d’utilisation ».

Abonnement : « Profil » → « Abonnement eAsso » (payer en ligne, « J’ai payé »). Courriers : raccourci « Courriers » de l’accueil, pour enregistrer un courrier en le photographiant, le traiter et le commenter ; confier, répondre ou annuler se font sur le web.

Carnets de cotisation : « Mon carnet » pour voir son carnet et déclarer un paiement par Mobile Money ; la trésorerie y trouve « Carnets » (attribuer, cacheter, encaisser, confirmer les déclarations).

La personnalisation du portail (« Mon site ») se fait sur le web.

Sur une liste, tirez l’écran vers le bas pour l’actualiser.

Bonnes pratiques

Saisir les opérations au fil de l’eau, au moins une fois par semaine.

Ne jamais partager son mot de passe ; chacun a son propre compte, c’est ce qui permet de savoir qui a fait quoi.

Se déconnecter sur un ordinateur partagé.

Vérifier chaque paiement Mobile Money sur le téléphone de l’organe avant de le confirmer.

« Je ne vois pas un menu » ou « Accès refusé »

Les menus et les boutons dépendent de votre poste dans le bureau et de votre niveau d’accès sur chaque module (Consultation, Saisie, Gestion). Par exemple, avec la seule « Consultation », vous voyez la liste mais pas le bouton « + ».

Vérifiez aussi que la bonne structure est active (nom en haut de l’écran). Si besoin, demandez à l’administrateur de votre organe de vérifier votre poste ou votre niveau dans Paramètres → Sécurité.

« Une opération n’apparaît pas »

Actualisez la page (F5 sur ordinateur, tirer vers le bas sur téléphone). Vérifiez la structure active et les filtres (période, catégorie).

Obtenir de l’aide

Contactez d’abord l’administrateur de votre organe. Pour un problème technique, il remonte la demande à l’équipe eAsso en précisant l’écran concerné, l’heure et, si possible, une capture d’écran.